Архивный отдел администрации

Боровичского муниципального района

Новгородской области

 

Контактная информация:  174400,  Россия,   Новгородская  обл., г.Боровичи,  ул.Коммунарная, д. 48;

          Телефоны: (816-64) 91-228; 91-226; 91-293

          Факс: (816-64) 91-299;

          Электронная почта: e-mail: arhiv@boradmin.ru.

 

Дополнительная информация:

 

Должность	Фамилия, Имя, Отчество	Телефон, № кабинета
Заведующая отделом	Белан Ирина Валентиновна	91-228 каб.13
Главный специалист отдела	Барулина Наталья Сергеевна	91-293 каб.16
Главный служащий отдела	Алексеева Татьяна Сергеевна	91-226 каб. 14
Ведущий служащий отдела	Кузовенкова Ольга Владимировна	91-226 каб.14
Главный служащий отдела	Хамецкая Татьяна Николаевна	91-293  каб. 16

 

Часы работы и приема граждан:

          Понедельник - пятница: с 08.00  до  17.00

          Приемный день: вторник с 10.00 до 12.00

          Перерыв: с 13.00 до 14.00

          Выходные дни: суббота, воскресенье.

 

Положение об отделе утверждено распоряжением Администрации Боровичского муниципального района от 27.05.2011 № 38-рг.

 

Архивный отдел Администрации г. Боровичи и Боровичского района образован на основании решения 10-й сессии Боровичского городского Совета народных депутатов 21 созыва от 17 января 1992 года «Об утверждении структуры Администрации». Архивный отдел является преемником архивного отдела исполнительного комитета Боровичского городского Совета народных депутатов.

На основании приказа Комитета по делам архивов при  Правительстве Российской Федерации от 21.09.1992 № 89 и решения  Малого Совета Боровичского городского Совета народных депутатов от 13.01.93 № 3 «О создании архива документов по личному составу» из архивного отдела выделяется,  а в структуре Администрации города и района создается архив документов по личному составу.  Функции по исполнению запросов социально-правового характера, связанных с пенсионным обеспечением граждан города и района передаются во вновь созданный отдел.

Решением Думы Боровичского муниципального района от 15.12.2005 № 15 «Об утверждении структуры Администрации Боровичского муниципального района архивный отдел города и района  переименовывается в архивный отдел Администрации Боровичского муниципального района.

В соответствии с решением Думы Боровичского муниципального района от 31.03.2011 № 60 «Об утверждении структуры Администрации Боровичского муниципального района»; распоряжениями Администрации муниципального района от 31.03.2011 № 134-рл «Об утверждении штатных расписаний», № 135-рл «Об изменении структуры Администрации Боровичского муниципального района» архивный отдел и отдел документов по личному составу объединены в архивный отдел Администрации Боровичского муниципального района. Организационное построение и  правовое положение отдела сохранились до настоящего времени.

В настоящее время архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, пользуется её печатью в установленном порядке, и имеет свою печать, штампы и бланки со своим наименованием. Отдел находится в непосредственном подчинении Главы муниципального района. Курирует архивный отдел – заместитель Главы администрации муниципального района.

На 01 января 2021 года в муниципальном архиве в архиве числится 434 фонда, в том числе 6 фондов личного происхождения и 33 фотоальбома. Общий объем документов и дел постоянного хранения и по личному составу составляет  - 82625  единиц хранения.

В муниципальном архиве хранятся документы архивных фондов: органов местного самоуправления муниципального района, предприятий, колхозов, совхозов, ТОО, кооперативы, организации общественного питания и торговли, организации и учреждения города и района. Документы   сформированы в дела постоянного хранения управленческой документации и дела по личному составу.

Состав научно-справочного аппарата к документам архива: описи дел и предисловия к ним, исторические справки, карточки (листы) фондов и картотека фондового каталога.

Источники комплектования архива: органы местного самоуправления муниципального района, комитет финансов, редакция газеты «Красная искра», муниципальные общеобразовательные учреждения и учреждения дополнительного образования детей, органы культуры, здравоохранение и территориальная избирательная комиссия.

Архивный отдел исполняет:

полномочия местного значения: «Формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений»

переданные отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела:

хранение, учет и использование архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве;

комплектование муниципального архива архивными документами, относящимися к областной собственности и находящимися на территории муниципального района.

            Архивный отдел выполняет функцию управления архивным делом в Боровичском муниципальном районе и функцию муниципального архива.

            Административные регламенты архивного отдела:

«Выдача архивных справок, выписок и копий архивных документов юридическим и физическим лицам»;

Предоставление архивных документов для пользователей в читальный зал Боровичского муниципального архива»

            Услуги по вопросам социально-правового и тематического характера с выдачей  справок, выписок и копий архивных документов предоставляются на безвозмездной основе.

 

Основными задачами Отдела являются:

Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Отделе;

Комплектование Отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;

Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию; организация использования документов;

Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве представительного органа, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

Контроль за соблюдением организациями – источниками комплектования муниципального архива законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Новгородской области, органов местного самоуправления в области архивного дела.

Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

Осуществляет хранение и учет документов, и представляет в Архивный Комитет Новгородской области по установленным формам сведения о хранящихся в Отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе;

Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в Отделе, с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения района о составе и содержании документов, хранящихся в Отделе, по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;

Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы, хранящиеся в Отделе органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые и тематические запросы граждан, выдаёт архивные справки, копии, выписки из документов;

Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций-источников, в том числе по личному составу на основании, ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в учреждениях - источниках комплектования, находящихся на территории района;

Информирует Администрацию, Архивный комитет Новгородской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Архивного комитета Новгородской области, поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения и на согласование описи дел по личному составу учреждений, в том ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;

Рассматривает и представляет на согласование экспертно-проверочной комиссии Архивного комитета Новгородской области Положения об архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел источников комплектования.

Изучает и обобщает практику работы архивов и организацию документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования муниципального района, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.

Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

Внедряет в практику работы Отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству.

Состав документов

Отдел хранит:

Документы, являющиеся составной частью Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности органов местного самоуправления района, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района и области;

Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность;

Фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее района;

Документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника.

Учётные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

 Права и обязанности

Отделу предоставляется право:

Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

Получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

Проверять выполнение организациями - источниками комплектования требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Новгородской области, органов местного самоуправления в области архивного дела;

Давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе архивов организаций - источников комплектования и организации документов в делопроизводстве;

Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации;

Вносить на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе;

Ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности к ответственности за нарушение Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».